第一条 为加强四川电子科技大学教育基金会(以下简称“基金会”)档案的科学管理,统一规范基金会档案管理工作,根据《中华人民共和国档案法》、《基金会管理条例》、《会计档案管理办法》、《中国人民大学档案管理办法》等规定,结合基金会工作实际,特制订本制度。
第二条 基金会档案资料分为文书档案资料、项目档案资料和会计档案资料。所有档案资料须按年度和类别分类保管。
第三条 基金会办公室负责本制度的监督执行及文书档案资料的保管;项目管理部负责项目档案资料的保管;财务与资金运作部负责会计档案的保管。
第四条 基金会档案建立借阅制度,严格执行保密制度。借阅档案必须履行一定的批准和登记手续。原则上不外借。外单位利用时,须凭单位(部门)介绍信,经基金会领导批准后,办理借阅手续,方可查阅。
第五条 文书档案的归档范围及保管期限具体包括:
1、上级部门下发的工作文件,保存期限长期。
2、上报的工作计划、总结、报告、请示及批复,保存期限长期。
3、会议文件、纪要、记录、会议决定、领导讲话材料,保存期限长期。
4、规定、制度、办法、通报等,保存期限长期。
5、预决算、统计报表、调研材料等,保存期限长期。
6、年度检查工作报告,保存期限永久。
第六条 项目档案的归档范围及保管期限具体包括:
1、捐赠事项的往来信函、信件,保存期限长期。
2、签订的捐赠协议、捐赠意向书、捐赠登记表、等,保存期限长期。
3、项目申报材料、结题材料、评估材料,保存期限长期。
第七条 会计档案的归档范围及保管期限具体包括:
1、会计账簿:总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿等会计核算专业资料,保存期限永久。
2、预算、决算报表、年度统计报表,保存期限永久。
3、审计报告 、其它财务报告,保存期限永久。
4、专项基金、捐赠情况统计表等统计报表,保存期限永久。
5、会计档案移交清单、会计档案保管清册、销毁清册,保存期限永久。
第八条 档案移交必须填写《四川电子科技大学教育发展基金会档案移交清册》;销毁档案必须填写《四川电子科技大学教育发展基金会档案销毁清册》,认真履行移交、销毁手续。
移交、销毁档案由秘书长审批,办公室专人监交、监销。
第九条 本制度自公布之日起执行。
四川电子科技大学教育发展基金会
二○一三年十一月二十日