第一条 为规范四川电子科技大学教育发展基金会(以下简称“本会”)秘书处各项工作,充分发挥其工作效能,根据《四川电子科技大学教育发展基金会章程》(以下简称“章程”),特制定本制度。
第二条 秘书处是基金会常设工作机构,在理事会的领导下负责日常工作。
第三条 秘书处的工作任务是:遵守国家法律、法规和相关条例,执行理事会决议,履行章程规定的工作职责,加强团结协作,发扬创新精神,保证各项工作高效、有序地开展。
第四条 秘书处设专职秘书长1人,副秘书长3人。根据基金会实际发展需求配备项目主管及工作人员。
第五条 秘书处设基金管理办公室、资源拓展与项目管理办公室两个科室,由秘书长负责统筹协调各科室工作。
第六条 秘书长工作职责:
(一) 秘书长在理事长领导下开展工作,按照《章程》规定行使权力,并经理事长授权审批基金会财务收支工作;
(二) 主持基金会日常工作,组织实施理事会决议、决定;
(三) 参与基金会重大事项的决策;
(四) 协助理事长对基金会进行管理;
(五) 组织起草需提交理事会议的各项工作计划、方案、制度和工作总结;
(六) 根据《基金会年度检查办法》,组织起草上一年度的年度工作报告;
(七) 筹备召开理事会的各项工作;
(八) 完成理事长交办的其他工作。
第七条 副秘书长工作任务和职责:
(一) 协助秘书长工作;
(二) 做好基金运作和项目开发实施工作;
(三) 完成秘书长交办的其他工作。
第八条 基金管理办公室工作职责:
(一) 负责财务管理、项目执行管理、基金运作和资金保值增值工作;
(二) 按照《中华人民共和国会计法》和《民间非营利组织会计制度》设置各种会计帐薄、科目,并依法进行会计核算;
(三) 根据捐赠协议及捐赠资金到款情况,督促有关单位立项实施捐赠项目。
(四) 负责编制年度预算、决算及其实施;
(五) 及时整理财务凭证,认真清理基金会的财务收支帐目,及时编制会计报表,月末向秘书长、理事长报告当月财务收支情况;
(六) 建立会计凭证、帐薄表册、财务文件、会计报表等档案;
(七) 妥善保管财务专用印章、法人代表名章,并按规定使用印章;
(八) 配合财政、民政、审计、税务等部门及上级机关审计审查;
(九) 负责接收捐赠和项目资金的使用工作,建立完整捐赠和资金使用档案,使每一项资金的捐赠与使用都有案可查。
(十) 负责组织基金会年报和年度审计工作。
(十一) 领导交办的其他工作。
第九条 资源拓展及项目管理办公室工作职责:
(一) 负责制定和完善学校社会筹资政策、筹资激励政策;
(二) 负责策划、组织学校重要筹资项目和公益项目;
(三) 负责与基金会理事和捐赠方的联系沟通,接受捐赠相关咨询,捐赠方来访接待、捐赠仪式的组织;
(四) 负责项目和专项基金等管理制度的制定,项目和专项基金全链条的评审、监督和管理,以及按管理制度存档相关材料;
(五) 负责建立及维护基金会项目数据库、捐赠平台数据库;
(六) 负责组织基金会各类会议与活动;
(七) 负责基金会信息公开及品牌宣传工作;
(八) 负责基金会志愿者团队组织与建设;
(九) 基金会捐赠鸣谢纪念品的设计制作;
(十) 完成学校及单位交办的其他工作任务。
第十条 秘书处工作人员守则
(一) 爱岗敬业,恪尽职守;
(二) 积极参加政治学习和业务学习,不断提高政治觉悟和专业水平;
(三) 严守工作纪律,按时上下班,重大事项必须请示报告;
(四) 团结友爱,分工协作,踏实做事;文明礼貌,廉洁自律;
(五) 以人为本,富有爱心和责任心,服务好捐赠方和资助对象;
(六) 遵守保密原则,注意服务对象隐私保护,未经审批不得随意对外透露基金会重要信息。

